PRESUPUESTO

CONTENIDO

Definición y tipos de presupuesto; objetivos; clasificación; presupuestos más utilizados. Control presupuestario.

EL PRESUPUESTO

          Es la descripción de los planes y resultados esperados, expresados en términos numéricos. Por medio de él se pueden expresar anticipadamente los resultados, en datos numéricos tales como: pesos, hombres, horas o unidades de producción. Obliga a la empresa a realizar por adelantado, una recopilación numérica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolsos de capital, utilización de trabajo o de horas máquina o cualquier otro término medible numéricamente. Surge como herramienta moderna de planificación y control al permitir reflejar el comportamiento de indicadores económicos (de inflación, devaluación y en las tasas de interés), y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de las empresas para mantenerlas competitivas dentro del sector al que pertenecen.

          Existen tres modalidades de presupuestos que utilizan las empresas: el presupuesto por programas; el presupuesto base cero y el presupuesto tradicional.

EL PRESUPUESTO POR PROGRAMAS

            Constituye la presentación sistemática de las actividades que realizan los organismos del gobierno, de las metas en función de las cuales se proyecta el trabajo de la administración y del costo de ejecución de los programas y proyectos a desarrollarse anualmente mostrando la asignación de recursos a cada componente de la estructura y a los resultados esperados. Es un sistema en el que se presta más atención a las cosas que un gobierno realiza que a las que adquiere, tales como servicios personales, provisiones o equipos, entre otros, constituyéndose en medios empleados para el cumplimiento de sus funciones (carreteras, escuelas y/u hospitales construidos)

            En general, este tipo de presupuesto, permite la conexión entre las políticas y planes a largo plazo con la programación y presupuestación anual. Permite la escogencia entre alternativas, suministra una estructura que facilita el proceso de toma de decisiones y ayuda a la administración para lograr sus objetivos de forma eficiente y eficaz. Ayuda a desarrollar, medir y comparar distintos cursos de acción, pero no toma decisiones por sí mismo o reemplaza los juicios humanos o la experiencia. Contribuye solo al examen de alternativas suministrando información social y económica acerca de los costos y beneficios implicados en las decisiones.

PRESUPUESTO BASE CERO

            Es el presupuesto que se establece cuando la empresa se está creando o comienza operaciones, la base para su presupuesto es cero (0), porque no posee información propia. Regularmente, comienza del mercado hacia la producción, pues a partir de él se determina cuantas unidades se pueden vender o colocar, presupuestar la producción.

            Este tipo de presupuesto se elabora a partir de información externa, obtenida mediante estudios de mercado, es decir, se comienza con la competencia, investigando que ventas realiza, para estudiar la participación de la nueva empresa en el mercado. Entonces para atraer la parte de ese mercado es necesario proyectar el producto o servicio competitivamente, en el lanzamiento, en mejor calidad, en presentación o servicio, sin sacrificar el precio de venta.

PRESUPUESTO TRADICIONAL O BASE ESTADÍSTICA

            Son los que se elaboran en las empresas con años de trayectoria, tomando como base la información real del año anterior, para la proyección del siguiente, con porcentajes de incrementos sobre cada concepto, ventas, costos y gastos. Además de las estadísticas, es importante el análisis del mercado, pues el incremento que se presupuesta tiene una parte de lo que se pueda capturar a la competencia, sin olvidar que ésta prepara también sus presupuestos, con las mismas armas, sistemas y políticas para no perder esa posición del mercado.

DIFERENCIAS ENTRE PRESUPUESTO TRADICIONAL O BASE ESTADÍSTICA Y PRESUPUESTO BASE CERO

PRESUPUESTO TRADICIONAL	PRESUPUESTO BASE CERO
1.  Se inicia con un importe monetario ya existente	1.  Se inicia con el importe monetario en cero
2.  Principia definiendo los rubros y partidas presupuestarias que se deben gastar en el próximo periodo.	2.  Principia haciendo un diagnóstico, definiendo una misión y objetivos, los cuales posteriormente se cuantificarán, según las mejores alternativas.
3.  Evalúa la relación costo – beneficio de nuevas actividades.	3.  Evalúa la relación costo – beneficio en todo el sistema.
4.  No examina alternativas optimas ante cierta situación.	4.  Analiza y evalúa diferentes alternativas con el objeto de escoger la mejor.
5.  Se elabora para las actividades que incluyen tanto los costos directos como indirectos.	5.  Se elabora únicamente en actividades que implican costos indirectos.

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

            Los objetivos de todo presupuesto son los cuatro (04), que se mencionan y explican a continuación:

1.    Proyectar o planear el ejercicio del periodo o periodos siguientes. Es el objetivo general, que según el método utilizado, presupuesta cada producto o servicio desde su producción hasta la rentabilidad a obtener, tomando factores internos y externos de la empresa.

A.   Factores Internos:

Resultados ejercicios anteriores

Incremento a proyectar

Posición del producto

Incidencia del incremento

A.   Factores Externos

Resultado de la competencia

Proyección de la competencia

Variación – Competencia

2.    Coordinar y comprometer a cada departamento o sección de la estructura empresarial en el cumplimiento de su presupuesto (Responsabilidad de los supervisores con respecto a los presupuestos). Es un objetivo que se deriva de las áreas de responsabilidad, pues el gerente o funcionario responsable de cada área o departamento, opera y conoce detalladamente su actividad, y por tanto es quien elabora el presupuesto, y controla a medida que se desarrolla en el tiempo. Con los presupuestos de cada departamento o sección y luego de su discusión, ajuste y aprobación se consolida en uno general de la empresa, que debe ser discutido, ajustado y aprobado por los ejecutivos: gerente general, gerente de producción, contralor, contador y gerente financiero. Sobre este presupuesto se diseñan los estados de resultado y los flujos de efectivo proyectados para el manejo financiero.

3.    Comparar el presupuesto contra lo realizado para obtener las variaciones (Responsabilidad de los supervisores con respecto a los presupuestos). El área de responsabilidad de cada gerente es observar las variaciones que se presenten entre lo realizado y lo presupuestado y analizar las razones de cada variación para ejecutar los correctivos necesarios, si es requerido.

4.    Mediante su cumplimiento, verificar la eficiencia administrativa. Del análisis anterior se puede evaluar la eficiencia operacional, pues se puede determinar qué se vendió por encima o por debajo de lo presupuestado. Y como herramienta de mayor análisis se busca comparar con el periodo anterior, para afirmar las razones o evaluar una deficiencia operativa.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS       
          Jorge E. Burbano y Alberto Ortiz (), clasifican los presupuestos de la manera siguiente:

A.   Según la flexibilidad:

1.    Rígidos, estáticos, fijos o asignados

2.    Flexibles o variables

B.   Según el periodo de tiempo que cubren:

1.    A corto plazo

2.    A largo plazo

C.   Según el campo de aplicabilidad en la empresa:

1.    De operación o económico

2.    Financiero (tesorería y capital)

D.   Según el sector en el cual se utilicen:

1.      Sector Público

2.      Sector Privado

1.     Presupuestos rígidos, fijos o asignados. Generalmente elaborados para un solo nivel de actividad, no permiten los ajustes necesarios ocasionados por las variaciones que suceden realmente.

2.     Flexibles o Variables. Son aquellos que se elaboran para varios niveles de actividad y son capaces de adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Para cada nivel de actividad de la empresa, muestran cómo debe variar su importe de acuerdo a los cambios de volumen ya sea de ventas o de producción. Se caracterizan por ser dinámicos, ya que se adaptan a cualquier capacidad. Sin embargo, son complicados y costosos ya que se elaboran teniendo presentes múltiples variables.

3.     Presupuesto a corto plazo. Son aquellos cuya planificación se realiza para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

4.     A largo plazo. Son aquellos cuya ejecución se realiza en periodos de mas de un año. De dos (02) a cinco (05) años. Los planes que adopta generalmente el Estado son ejemplo de este tipo de presupuesto ya que, por los cambios de gobierno, en cada periodo presidencial se exponen nuevos y diferentes programas que posteriormente se ejecutan y plasman en los planes de desarrollo. Así mismo, las grandes empresas adoptan este tipo de presupuesto para la adquisición de activos fijos. En ambos casos, una vez cumplido el primer año se revisa el plan de largo plazo y se adiciona un nuevo año al mismo, formulando y cuantificando detalles para el año dos.

5.     Presupuesto de operación o económico. Incluye la determinación del presupuesto de todas las actividades para el periodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido se resume generalmente en un estado de pérdidas y ganancias proyectado.

6.     Presupuesto Financiero. Es el que incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Entre estos se encuentran: el Presupuesto de Caja, Tesorería o de Movimiento de Fondos y el presupuesto de Capital o Erogaciones capitalizables.

·           El Presupuesto de Caja, Tesorería o de Movimiento de Fondos. Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. En él se hace una posible previsión de los recursos que aumentarán el efectivo de la empresa (ya sea por venta de activos, por aumento de pasivos y/o aumento de capital) y la posible aplicación que se piense dar. Se formula por periodos cortos, ya sea meses o trimestres, por medio de él se prevén las necesidades financieras de la empresa y la forma como se van a proveer los recursos, lo cual ayuda a la administración a seguir sanas políticas de financiamiento.

·           El Presupuesto de Capital o Erogaciones Capitalizables. Sirve como medio de evaluación de las posibles alternativas de inversión así como para conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo. Controla las inversiones en activos fijos. Contiene el importe de las construcciones de nuevos edificios, ampliación de los existentes, adquisición de maquinarias y equipos o la ampliación de departamentos productivos.

7.     Presupuesto del Sector Público. Es el que contiene la cuantificación de los programas de organismos y entidades oficiales.

8.     Presupuesto del Sector Privado. Llamado también Presupuesto Empresarial, es utilizado por las empresas privadas para expresar cuantitativamente los planes de todas las actividades de la organización.

PRESUPUESTOS MAS UTILIZADOS          
          Los presupuestos más utilizados en las empresas son: el presupuesto de Ingresos o de Ventas; el presupuesto de Producción; el presupuesto de necesidades de materia prima y de compras; presupuesto de Mano de Obra directa; el presupuesto de Gastos indirectos de fabricación; el presupuesto de Costos y gastos operacionales; el presupuesto de Capital y el presupuesto de Caja.

A.   El presupuesto de Ingresos o de Ventas. Es el punto de partida de todo proceso presupuestario que permite establecer el nivel de actividad del negocio. Y es en él en el que se hace el cálculo de las cantidades a vender y se proyecta el posible consumo, teniéndose en cuenta los objetivos, el plan de mercadeo, el pronóstico propiamente dicho y la predicción de los gastos que permitirán llevar a cabo todo el plan de ventas.

Los pasos recomendables para elaborar un presupuesto de Ventas o Ingresos son los siguientes:

1.      Determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para lograrlo.

2.      Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en métodos que garanticen la objetividad de los datos, como el análisis de regresión y correlación, el análisis de la industria y el análisis de la economía, entre otros.

3.      Basándose en los datos deseados para el futuro que generó el pronóstico y en el juicio profesional de los ejecutivos de venta, elaborar este presupuesto tratando de dividirlo por zonas, divisiones o líneas, según sea el caso, de forma tal que se facilite su ejecución.

4.      Una vez aceptado el presupuesto de ventas o ingresos, este debe comunicarse a todas las áreas de la organización para que planifiquen el presupuesto de insumos.  

B.   El presupuesto de Producción. Una vez determinado el presupuesto de ventas, se procede a elaborar el plan de producción. Este es importante ya que de él depende todo el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo. Para determinar la cantidad que se debe producir de cada una de las líneas que se venden en la organización se deben considerar las siguientes variables: Ventas presupuestadas de cada línea; Inventarios finales deseados para cada tipo de línea e Inventarios iniciales con que se cuente para cada línea.

C.   El presupuesto de necesidades de materia prima y de compras. Una vez concluido el presupuesto de producción, se pueden diagnosticar las necesidades de los diferentes insumos requeridos. Bajo condiciones normales, cuando se espera escasez de materia prima, la cantidad debe estar en función del estándar que se haya determinado para cada tipo de ellas por producto, así como la cantidad presupuestada para producir en cada línea, indicando a la vez el tiempo en que se requerirá.

El presupuesto de requerimientos de materia prima se debe expresar en unidades monetarias una vez que el departamento de compras defina el precio al que se va a adquirir, lo que constituye el costo del material presupuestado. En este presupuesto se incluye únicamente el material directo, ya que los materiales indirectos (lubricantes, accesorios, etc.), se incorporan en el presupuesto de gastos indirectos de fabricación.

D.   El Presupuesto de Mano de Obra directa. Es en el que se diagnostican las necesidades de recursos humanos necesarios y se establece el cómo actuar, de acuerdo a dicho diagnóstico, para satisfacer los requerimientos de la producción planificada. Debe permitir la determinación del estándar en horas de mano de obra necesario para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o si los actuales son suficientes.

Una vez calculado el número de obreros requeridos, se debe determinar que costará esa cantidad de recursos humanos, es decir, traducir el presupuesto de mano de obra directa, expresada en horas estándar o número de personas y calidad, en unidades monetarias, es decir, calcular el presupuesto del costo de mano de obra.

E.   El presupuesto de Gastos indirectos de fabricación. Se efectúa con anticipación, en todos los centros de responsabilidad del área productiva que efectúan cualquier gasto productivo indirecto. Al elaborar este presupuesto, es importante que se detecte perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de gastos indirectos, de manera que los gastos de fabricación variables se presupuesten en función del volumen de producción previamente determinado y los gastos de fabricación fijos se planifiquen dentro del tramo determinado de capacidad independiente al volumen de producción presupuestado.  

F.    El presupuesto de Costos y gastos operacionales. Tiene por objeto la planificación de los gastos en los que se incurrirá por la distribución y administración de la empresa para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza. En otras palabras, es el que comprende no solo de la determinación de las unidades a producir en un periodo determinado para hacer frente al pronóstico de ventas, sino que se relaciona con los niveles de inventario de productos terminados disponibles y los costos asociados con ese volumen de producción (mano de obra y costos indirectos).

Al igual que los gastos indirectos de producción, los gastos de operación deben ser separados en todas las partidas de gastos variables y fijos para aplicar el presupuesto flexible a éstas áreas, utilizando costeo con base en actividades. El volumen según el cual cambiarán las partidas variables no será el de producción sino el adecuado a su función generadora de costos.

G.   El presupuesto de Capital. Es la planificación de la distribución de los recursos de capital disponibles con el objeto de maximizar las utilidades de la empresa. Según Burbano (), este presupuesto expresa los planes de los directivos respecto a la adición de activos, sustitución o remplazo de los mismos y bienes comprados cuyo costo es aplicable a cierto número de ejercicios futuros.   

H.   Y el Presupuesto de Caja, llamado también presupuesto de Tesorería o de Flujo de efectivo, comprende el cálculo anticipado de las entradas y salidas de dinero en la empresa.

EL CONTROL PRESUPUESTARIO
           Es el que se realiza para medir que tan eficiente se ha sido en la ejecución del presupuesto. Para ello debe hacerse uh análisis comparativo periódico con el fin de verificar el cumplimiento del presupuesto en las diferentes áreas funcionales y detectar las variaciones para averiguar sus causas y buscar los posibles correctivos para éstas. Todo esto a partir de los informes periódicos suministrados por los supervisores o jefes de departamentos.

NIVELES DE CONTROL PRESUPUESTARIO

            Se pueden identificar tres niveles básicos de Control Presupuestario:

·         A nivel de gerencia

·         A nivel de departamento o funciones

·         Por productos

1.     El control a nivel de la Gerencia es el basado en la distribución del trabajo para alcanzar las metas propuestas y controla y evalúa:

a.    Las ventas en cuanto a pronóstico

b.    El stock de inventarios (materia prima, suministros, productos en proceso y productos terminados).

c.    Las cantidades y costos de producción tanto directos como indirectos en lo referente al monto presupuestado y las variaciones.

d.    El costo de ventas en relación con las ventas.

e.    Rentabilidad de cada producto en relación con lo presupuestado.

f.     Gastos operacionales por departamento o por productos con relación a los presupuestados.

g.    Créditos a clientes con relación a volumen de ventas

h.    Créditos solicitados a proveedores en relación con el volumen de compras de materia prima o productos terminados.

i.      El efectivo disponible y el flujo de caja general.

2.     El control a nivel de departamentos o funciones es el que se realiza cuando cada departamento crea sus propios controles y cada jefe de departamento trata de alcanzar sus propios objetivos y asigna responsabilidades al personal que está bajo su dirección.

3.     El control por productos es el que se realiza considerando:

a.    Los materiales directos e indirectos consumidos en el proceso productivo en comparación a lo previsto para el producto.

b.    La mano de obra directa e indirecta en relación a lo estimado.

c.    Otros costos indirectos de fabricación.

d.    Gastos de distribución para cada producto en relación al monto presupuestado.