Es el constituido por el conjunto de actividades interdependientes realizadas por los administradores de las empresas, mediante las cuales se coordinan las personas, los materiales y las maquinarias para llevar a cabo los objetivos de dicha organización. Este proceso abarca: La Planificación; Organización; Dirección y Control de la estructura organizacional, la coordinación de dichas actividades y el ajuste del sistema total al entorno.
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Este proceso abarca la Planificación; Organización; Dirección y el Control de una estructura organizacional, la coordinación de dichas actividades y el ajuste del sistema total al entorno. A continuación se estudian cada uno de los elementos antes mencionados.
1. La Planificación
Debido a que es una de las funciones administrativas básicas, es una actividad fundamental del administrador, incluye la selección de una alternativa de entre varios cursos de acción futuros para la empresa como un todo y para cada uno de los departamentos o secciones de la misma y requiere de la selección de objetivos empresariales y metas departamentales y de la determinación de la forma de alcanzarlo. Se debe organizar, dirigir y controlar, para asegurar el logro de las metas según los planes.
En otras palabras, mediante la Planificación se puede decidir por adelantado: QUE HACER; COMO; CUANDO y QUIEN HA DE HACERLO, cubriendo la brecha que va desde “donde estamos” hasta “donde queremos ir” y debidamente utilizada ayuda a lograr los resultados deseados, en la mejor forma y con el menor costo posible de tiempo; esfuerzo y dinero, ya que se fundamenta en las decisiones, fines, conocimientos y estimaciones razonadas que posibilitan la ocurrencia de las cosas.
2. La Organización
Mediante este elemento del Proceso Administrativo, el administrador coordina los recursos humanos de la organización, definiendo las líneas de autoridad y responsabilidad del personal, para hacer posible su colaboración eficaz en el logro de determinadas metas, e incorpora una clara definición de las actividades o deberes principales de cada individuo y los provee de la información y herramientas necesarias para su ejecución.
3. La Dirección
Para los autores Koontz, H. y Weihrich, H., (1.994), esta función “… implica el proceso de influir sobre las personas para que contribuyan al logro de las metas de la organización o empresa y del grupo y se relaciona principalmente con el aspecto interpersonal de administrar”. (p. 714).
En el Proceso Administrativo, esta actividad significa mandar; coordinar y controlar influenciando y dirigiendo a los subordinados, logrando que éstos efectúen las tareas necesarias, dando su mayor esfuerzo, en una atmosfera adecuada.
4. El Control
Koontz, H. y Weihrich, H., (1.994), consideran que este elemento del Proceso Administrativo consiste en “… medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes. Implica medir el desempeño con metas y planes, mostrando donde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregirlas” (p. 713).
Así pues que, el Control consiste en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los procesos, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se estén llevando a cabo, verificando si todo ocurre conforme al plan de acción adoptado, instrucciones impartidas y principios establecidos, con el objeto de señalar las debilidades y los errores, revelar donde ocurren las fallas y quien es el responsable de ellas, para rectificarlas y asegurarse de que se tomen las acciones correctivas y evitar que vuelvan a ocurrir.
Por lo antes señalado, se puede afirmar que este elemento del Proceso Administrativo, permite asegurarnos de que la empresa siga la dirección correcta hacia la obtención de sus metas, mediante el estudio y análisis d las desviaciones que se produzcan y la solución del problema planteado, manteniendo la organización en el camino correcto, sin permitir que se desvíe demasiado de sus metas, para lo que requiere de tres elementos primordiales:
· Establecer las normas de desempeño
· Medir el desempeño actual y compararlo con las normas establecidas
· Tomar medidas para corregir el desempeño que no cumpla con lo establecido.
FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
El conjunto de operaciones o funciones que se realizan para llevar a cabo la Administración de una empresa está constituida por los seis (06), grupos que se detallan a continuación.
1. Función Técnica
(Producción, Fabricación, Transformación). Es la basada en que el número, la variedad, la importancia de las operaciones técnicas y la circunstancia de que todos los productos de cualquier naturaleza ( materiales, intelectuales y morales), salen generalmente de las manos del técnico; la enseñanza técnica de las escuelas profesionales y las ventajas acordadas con los técnicos.
2. Función Comercial
Se fundamenta en que el saber comprar y vender es tan importante como saber fabricar un bien. Cabe destacar que la Habilidad Comercial, unida a la astucia y a la decisión, implica un profundo conocimiento del mercado y de la fuerza de los competidores. Y cuando se trata de productos en proceso, la función comercial vigila para que los precios fijados por la autoridad superior no sean cambiados.
3. Función Financiera
Su fundamento es la procuración de los capitales necesarios para obtener el mayor provecho posible de las disponibilidades, evitando los compromisos imprudentes.
4. Función de Seguridad
Por esta función, en el Proceso Administrativo, se tiene la misión de proteger los bienes y las personas contra accidentes, tales como el robo, el incendio y la inundación; de evitar las huelgas, los atentados y, en general, todos los obstáculos de orden social que puedan comprometer la marcha y hasta la vida de la empresa.
5. Función de Contabilidad
La cual debe permitir conocer, en cualquier momento, donde se está y a donde se va.
6. Función Administrativa o Proceso Administrativo
Esta función está encargada de formular el programa general de acción de la empresa, coordinando los esfuerzos y armonizando los actos.
