Es elemento del proceso administrativo que establece la estructura organizativa, dando una atención específica a las denominaciones y descripciones de los puestos de trabajo, junto con las especificaciones de responsabilidad y autoridad de cada uno de ellos, especialmente en lo referente a las actividades financieras y jurídicas que conlleva el desembolso de recursos, aprobación de compromisos de venta y compras, firma de contratos y contratación y despido de los trabajadores.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION
Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, que se encuentran interrelacionados y se explican a continuación.
1.- Principio del objetivo: Establece que todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir que, la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente un objetivo.
Este principio evita que se puedan crear puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que nada contribuyan a lograr los objetrivos y que solo ocasionen gastos innecesarios, pues al organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organizacion es promover la eficiencia, simplificando el trabajo y no complicarlo.
1.- Principio del objetivo: Establece que todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir que, la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente un objetivo.
Este principio evita que se puedan crear puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que nada contribuyan a lograr los objetrivos y que solo ocasionen gastos innecesarios, pues al organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organizacion es promover la eficiencia, simplificando el trabajo y no complicarlo.
2.- Especialización: Establecido por Adam Smith hace doscientos (200) años, especifica que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. Así mismo, el trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más específico y menor sea el campo de acción del individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
3.- Jerarquía: Se fundamenta en que es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una linea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.
4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: Significa que a cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. De la misma manera que resulta absurdo conceder autoridad para realizar una función a un empleado, si no se le hace responsable por los resultados.
5.- Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o mas jefes solo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.
6.- Difusión: Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miebros de la empresa que tengan relación con las mismas.
7.- Amplitud o tramo de control: Establece que hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Al respecto, Lyndall Urwick establece que un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes.
8.- El Principio de la coordinación: Establece que el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas, pues la empresa es un sistema que para funcionar con eficacia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente, ya que todas las funciones deben apoyarse complementándose y combinarse, a fin de lograr un objetivo común, funcionando como un sistema armónico en el que todas sus partes funcionarán oportuna y eficazmente. La estructura organizacional debe propiciar la armonía y la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa para cumplir con sus objetivos generales.
9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenese, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente, por lo que es necesario que exista un encargado que sea responsable de observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y modificaciones necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.
5.- Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o mas jefes solo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.
6.- Difusión: Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miebros de la empresa que tengan relación con las mismas.
7.- Amplitud o tramo de control: Establece que hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Al respecto, Lyndall Urwick establece que un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes.
8.- El Principio de la coordinación: Establece que el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas, pues la empresa es un sistema que para funcionar con eficacia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente, ya que todas las funciones deben apoyarse complementándose y combinarse, a fin de lograr un objetivo común, funcionando como un sistema armónico en el que todas sus partes funcionarán oportuna y eficazmente. La estructura organizacional debe propiciar la armonía y la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa para cumplir con sus objetivos generales.
9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenese, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente, por lo que es necesario que exista un encargado que sea responsable de observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y modificaciones necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.
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