LA PLANIFICACION ADMINISTRATIVA
Este elemento del Proceso Administrativo es la actividad del administrador que incluye la selección de una alternativa de entre varios cursos de acción futuros para la empresa como un todo y para cada uno de los departamentos o secciones de la misma y requiere de la selección de objetivos empresariales y metas departamentales y de la determinación de la forma de alcanzarlo. Y debe considerarse en ella la naturaleza del medio ambiente futuro en el cual las decisiones y acciones de la planificación habrán de operarse.
En otras palabras, la Planeación es decidir por adelantado “QUE HACER”; “COMO”; CUANDO”; “DONDE” y “QUIEN HA DE HACERLO”, cubriendo la brecha que va desde “donde estamos” hasta “donde queremos ir” y debidamente utilizada ayuda a lograr los resultados deseados, en la mejor forma y con el menor costo posible de tiempo; esfuerzo y dinero, ya que se fundamenta en las decisiones, fines, conocimientos y estimaciones razonadas que posibilitan la ocurrencia de las cosas.
LA PLANIFICACION ESTRATEGICA
Si la Planificación administrativa cubriendo la brecha que va desde “donde estamos” hasta “donde queremos ir”, permitiendo decidir por adelantado: “QUE HACER”; “COMO”; CUANDO”; “DONDE” y “QUIEN HA DE HACERLO”, y la Estrategia, según los autores Lock, D., y Smith, D., (1.992), es la habilidad de combinar los diferentes instrumentos o factores para alcanzar los objetivos perseguidos, La Planificación Estratégica, es la metodología para ver el futuro y preparar la empresa para resolver y encaminar el negocio con visión de futuro.
La Planificación Estratégica permite fijar el rumbo y determinar la trayectoria y los caminos a seguir, pudiéndose a partir de ella, ordenar las principales metas y objetivos de la organización y definir las acciones a tomar para lograrlas en un tiempo determinado, utilizando todos los recursos para dirigir la organización hacia la dirección correcta.
La practica de la Planificación Estratégica comprende dos (02), elementos importantes: el primero es el análisis del impacto que causan a la empresa los elementos económicos; tecnológicos; sociales; políticos y gubernamentales, entre otros, pertenecientes a su entorno, pudiéndose identificar con esto las oportunidades y amenazas al negocio. Y el segundo análisis comprende del estudio interno de la empresa, el cual tiene que ver con el establecimiento de ventajas competitivas y los factores críticos para el éxito de sus gestiones respecto a las fortalezas y debilidades que pueda tener la misma en un momento dado. Estos análisis conducen al establecimiento del Plan Estratégico, con el que se fija “hasta donde queremos llegar” y se establecen las metas y objetivos a cumplir a través de las acciones contenidas en el Plan Operativo.
LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA
Es el tipo de planificación cuyo objetivo es decidir por adelantado: “QUE HACER”; “COMO”; CUANDO”; “DONDE” y “QUIEN HA DE HACER” las gestiones necesarias para producir bienes y servicios en el momento oportuno, a un costo razonable, en las cantidades adecuadas y con la calidad requerida. En esta planificación se detalla el plan a realizar y se especifica el equipo; la mano de obra y los materiales necesarios para su cumplimiento.
La Planificación Operativa se divide en dos (02), áreas principales: La Previsión, que es una predicción del futuro de las demandas de un servicio o producto (salidas del proceso); y la Planificación, que es la conversión de la salida proyectada en exigencias de entradas de materias primas; personal; equipos e instalaciones. Ambas áreas deben hacerse no solo a largo plazo, sino también a mediano y corto plazo, lo cual dependerá de la organización o de las operaciones a realizar en particular.
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
El concepto de Planeación comprende los siguientes elementos:
1. Objetivo
2. Cursos alternos de acción
3. Elección
4. Futuro
1. Objetivo
El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados (recordar la pregunta: ¿Qué es lo que se quiere?)
2. Cursos alternos de acción
Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.
3. Elección
La Planificación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada.
4. Futuro
La Planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN
La Planeación se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable para lograr una administración racional. Estos principios son:
1. Factibilidad
2. Objetividad y cuantificación
3. Flexibilidad
4. Unidad
5. Del cambio de estrategias
1. Factibilidad
Lo que se planee debe ser realizable: es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposible de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
2. Objetividad y cuantificación
Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, racionamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos arbitrarios. Este principio, conocido también como el Principio de Precisión, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.
La planeación será más confiable en tanto que pueda ser cuantificada, es decir, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, entre otros). La cuantificación facilita la ejecución y evaluación del progreso de los planes.
3. Flexibilidad
Al elaborar un plan es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer “colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos.
4. Unidad
Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de manera tal que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos.
5. Del cambio de estrategias
Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.
ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
La planificación es básica ya que es el punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa. Esta integrada por las siguientes etapas:
1. Estar consiente de la oportunidad
2. Establecimiento de objetivos
3. Formulación de premisas
4. Determinación de cursos alternativos
5. Evaluación de los cursos alternativos
6. Selección del curso de acción a seguir
7. Formulación de planes
8. Expresión numérica.
