LA ORGANIZACIÓN - ORGANIGRAMAS

CONTENIDO

Definición, simbología, importancia, tipos de organigramas: Según la forma de la estructura (analíticos, generales y suplementarios) y según su forma y disposición (geométrica, verticales, horizontales y escalares). 

EL ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica que mediante elementos geométricos, representa la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas y refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, la línea de autoridad y de asesoría. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, esquematiza las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización.

Estos instrumentos de la organización administrativa desempeñan un papel informativo al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales y son un instrumento para el análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.

Los organigramas, en su forma más simple, únicamente muestran las unidades y relaciones funcionales. En un estado más complejo, pueden añadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades principales, los comités, e incluso las relaciones de comunicación. Sin embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse únicamente puestos claves o segmentos de la organización. Facilitan el análisis y mejoramiento de la organización, los servicios que brinda, mejorar las relaciones entre los cargos y jerarquías, adicional a ello brinda información para otros procesos de gestión 
           Para la dirección

Facilita el conocimiento de las áreas y canales donde se desarrollan relaciones con las otras unidades que integra la organización.

Para el personal

Permite a los trabajadores en general, conocer la ubicación o puesto de función dentro de la organización según su jerarquía.

Para el Público

Tener una visión global de la estructura y posible funcionamiento de la organización.

SIMBOLOGÍA DEL ORGANIGRAMA

            Los símbolos utilizados para diagramar organigramas son: las casillas y las líneas.

1.  Las casillas

Son figuras geométricas rectangulares que hacen representación de unidades de la organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la unidad o área que representa.

2.  Las líneas continuas

Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de dirección, asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones consultivas que se presentan al interior de la organización. La línea principal de la organización se diferenciará de las demás por ser de mayor espesor.

3.  Líneas punteadas entre dos unidades

Señalan la existencia de relaciones de coordinación entre ambas unidades.

4.  Los puentes

Son líneas con un realce semicírculo que son utilizados cuando se cruza una línea entre dos unidades que se relacionan.

5.  Órganos apoyo

Son aquellas las áreas de la empresa encargadas de normar, ejecutar y evaluar la organización y gestión de las acciones inherentes a los procesos técnicos de los sistemas administrativos. Entre las más comunes se encuentran: Contabilidad; Tesorería; Personal; Abastecimiento (logística); Ejecución presupuestal; Seguridad; Mantenimiento de la infraestructura institucional; Proyección de la imagen institucional (relaciones públicas; Informática y secretaria general mesa de partes.

6.  Órganos de asesoría

Son los responsable de asesorar a la Dirección, a las Áreas de Gestión y a las Comisiones de Proceso administrativo en los asuntos de su competencia. Entre ellas se encuentran: Planeamiento; Presupuesto; Asesoría legal y Tributaria racionalización

IMPORTANCIA

Los organigramas son importantes y de mucha utilidad para las organizaciones, entidades productivas, ONGs, entidades comerciales, administrativas, políticas, entidades públicas o privada y en general para cualquier organismo que necesite ser representado de manera sencilla y entendible para su propio desarrollo. Aplicados a una organización o empresa los organigramas revelan: La división de funciones; Los niveles jerárquicos; Las líneas de autoridad y responsabilidad; Los canales formales de comunicación; La naturaleza lineal o staff del departamento; Los jefes de cada grupo de empleados y los trabajadores. Así como también las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

Todos aquellos que participan en su diseño y elaboración de un organigrama deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos. Los organigramas:

1.     Brindan una imagen formal de la organización

2.     Son una fuente de consulta oficial

3.     Establecen la comprensión de los problemas de comunicación

4. Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional

5. Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales

6. Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros, facilitando el conocimiento de sus relaciones de jerarquía.

REQUISITOS DE TODO ORGANIGRAMA

Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

Debe contener únicamente los elementos indispensables.

CRITERIOS PARA PREPARAR UN ORGANIGRAMA

            Estos son cinco: precisión; sencillez; uniformidad; presentación y vigencia y se explican a continuación.

1. Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.

2.   Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.

3. Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.

4.     Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objeto.

5. Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.

TIPOS DE ORGANIGRAMA

Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"),  clasifican los organigramas de acuerdo a cinco (05) criterios: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.

1.     Por su naturaleza

Este criterio atiende a una composición con vínculo de relación de forma completa o por área, de igual modo por la relación de forma interna o externa de una organización con otra semejante. Y clasifica los organigramas en tres tipos: Microadministrativos; Macroadministrativos y Mesoadministrativos

·                     -     Microadministrativos

Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

·      Macroadministrativos

Involucran a más de una organización.

·      Mesoadministrativos

Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

2.     Por su finalidad

Esta clasificación toma como referencia el beneficio que proporciona el organigrama a los diferentes actores de la empresa y son los siguientes.

·         Informativo

Son los diseñados con el objetivo de ser puestos a disposición del público en general, es decir, como información accesible a personas no especializadas. De esta manera estos organigramas deben mostrar una estructura global de la organización, así como también mostrarse sencillos para su comprensión.

·         Analítico

Es el tipo de organigrama que tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

·         Formal

Se define como tal el organigrama que representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de dicha sociedad. Este modelo es denominado formal por el hecho que se encuentra aprobada por la Columna vertebral de la organización, es decir por la dirección o por la cabeza de la organización, de cualquier modo expresado cuenta con el instrumento escrito de su aprobación.

·         Informal

Se considera como tal, cuando representando un modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación. Este tipo de organigrama es todo lo contrario al mencionado con anterioridad (FORMAL), este se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales. Su diferencia con los organigramas formales radica en que este tipo de organigrama no se encuentra representado en un documento formal aprobado por la cabeza de la organización.

3.     Por su ámbito

Estos tipos de organigrama de cierta manera tratan de reflejar la complejidad estructural que una organización presenta, así pues tenemos General y Específicos.

·         Generales

Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

·         Específicos

Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

4.     Por su contenido

Estos organigramas representan por un lado las posibles relaciones, funcionalidades, obligaciones o áreas de trabajo y la jerarquía de las distintas áreas de la organización pero de un modo general, es decir toda la empresa sin restricción alguna, por otro lado permiten observar desde una perspectiva cualitativa a la organización.

·         Integrales

Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. Estos tipos de organigramas presentan a la organización de forma global, es por ello que existe la consenso de que son similares a los organigramas Generales, pues ella al igual que su similar expresan la relaciones de jerarquía o dependencia que existe en la empresa, sin duda es algo abrumador entonces describirlo, pero la explicación de este organigrama es que presenta la empresa de una forma integrada, presentando su jerarquía; yo lo entiendo así: existen manzanas unas más deliciosas que otras, unas dulces otras menos dulces pero al final que expresan la variedad de ellas :manzanas.

·         Funcionales

Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general, ya que describe la responsabilidad que tiene cada área de la empresa.

·         De puestos, plazas y unidades

Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

5.     Por su presentación o disposición gráfica

Por este criterio los organigramas son calificados según su dirección geométrica, teniendo en cuenta siempre la Jerarquía.

·         Verticales

Muestran las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo. Estos tipos de organigramas hacen representación de una administración vertical, es decir empezamos en la parte superior del organigrama con la cabeza de la empresa, llegando a si a los puestos menos jerárquicos de la organización,

·         Horizontales

Este tipo de organigrama representa a una organización de una manera singular, son muy poco usados, muestran las jerarquías de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo y al(o los) inmediatos jerárquicos se les coloca del mismo modo, todos como columnas que representan un mismo nivel jerárquico. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

·         Mixtos

Es una combinación entre el organigrama horizontal y el vertical. Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. Este da mucha mayor posibilidad de plasmar la estructura de una empresa son muy utilizados cuando una organización cuenta con un gran número de áreas con un mismo nivel jerárquico.

·         De Bloque

Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

·         Circulares

La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes. En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.