El Efectivo:
Es todo aquello que es aceptado como medio de pago por los bienes o servicios adquiridos y/o utilizados cuya disponibilidad no tiene restricción alguna. Por ello son considerados como efectivo:
1. En Caja:
a. Monedas y billetes de curso legal
b. Monedas y billetes de otros países que se puedan
convertir en moneda nacional.
c. Cheques de cualquier tipo,
d. Cualquier otro documento de inmediata convertibilidad en
dinero, tales como facturas de tarjetas de crédito.
2. En Banco:
a. Cuentas de ahorro a la vista
b. Cuentas Corrientes
c. Cuentas de ahorro a la vista y Cuentas Corrientes en el
exterior, siempre y cuando no existan restricciones para su disponibilidad.
d. Cheques de la empresa que aún no hayan sido entregados a
sus beneficiarios.
La Caja
Se denomina así al lugar seguro donde una empresa u
organización deposita el efectivo disponible como producto de los aportes de
sus dueños o por ingresos derivados de su actividad económica y no están a
disposición directa de quienes no manejan dicha entidad.
Y desde el punto de vista contable, recibe este nombre la
cuenta que se utiliza para registrar todo el movimiento de efectivo que tiene
la empresa, su saldo siempre será deudor o cero y reflejará la existencia de
efectivo disponible para ese momento en las instalaciones de la empresa, es la
primera cuenta del Activo Circulante en el Balance General.
Dependiendo de la actividad que realiza con los fondos
que mueve la empresa, la cuenta caja debe ser clasificada en dos tipos o
formas:
1. Caja General
2. Caja Chica
1.
Caja General
A través de la cuenta “Caja” se mueve el dinero que entra
en la empresa y su saldo reflejará el monto disponible en las oficinas para ese
momento. Así pues, la función específica de ésta cuenta es recibir todo el
dinero que entra a la empresa y depositar el mismo en los bancos en los que
dicha organización opera. El dinero que ingresa a la empresa puede provenir del
cobro de facturas y/o giros y de las ventas de bienes o servicios prestados
cancelados de contado por los clientes.
2.
La Caja Chica
Es la constituida por una
suma pequeña de dinero en efectivo asignada para afrontar los gastos diarios o pagos
pequeños o “del momento” no previstos en el presupuesto de una empresa,
comercio u organización gubernamental, con el fin de resolver situaciones
cotidianas urgentes que no permiten seguir los trámites habituales de
autorización de gastos y que por ser de poco monto, deben resolverse de
inmediato para evitar perjuicios mayores y agilizar la gestión en curso. Esta cuenta
no se moviliza sino al momento de ser creado el Fondo Fijo, cuando se decida
aumentar o disminuir su monto o al momento de decidirse su eliminación.
El monto de este fondo se
determinará mediante un estudio que deberá comprender los siguientes aspectos:
1. Monto Máximo de los pagos que se harán.
2. Periodicidad con que se hacen los pagos.
3. Monto máximo de los vales a trabajadores y cantidad de
trabajadores a los que se le concederán.
4. Periodicidad de la reposición aunque en algunos casos
ésta vendrá dada, no por el tiempo sino, por la necesidad ante la escases de
efectivo, pues esta suele hacerse cuando su monto llega al mínimo establecido.
Así pues, el fondo disponible en Caja Chica es fijo y reducido
y en cada empresa, comercio u organización se determina su monto de acuerdo a
las necesidades que se crea se tengan que afrontar a diario. Es empleado en
situaciones que requieren solución inmediata y pago en efectivo que no
justifique la emisión de cheques, como por ejemplo: el envío de un documento,
sacar fotocopias, servir un refrigerio a un cliente importante, proceder al
arreglo de cerraduras y gastos de viáticos no habituales, entre otros.
Así como también, en el caso de los comercios, este fondo
es utilizado para realizar cambios de monedas, en las empresas para realizar
pequeños gastos tales como en los suministros de oficina, donde se hacen gastos
menores en artículos de papelería como papel, bolígrafos, lápices y tinta,
entre otros; o gastos de suministros diarios como podrían ser despachadores de
agua potable o café para uso del personal de la empresa; gastos de
mantenimiento diario, como focos artículos de limpieza (detergente, jabón,
papel sanitario, gel anti bacterial); gastos en los que no se puede usar otra
forma de pago más que efectivo, como algunos proveedores agropecuarios que
surten tiendas o comercios o en el pago de servicios de mantenimiento, en el
caso en el que la empresa o persona que realiza este trabajo no acepte otra
forma de pago.
El custodio o responsable de la administración
de la Caja Chica, deberá requerir y conservar los comprobantes o recibos numerados
correspondiente a la cantidad que sea utilizada para cualquier gasto por mínimo
que este sea, para que al momento de solicitar la reposición de los gastos, pueda
hacer la rendición de cuenta respectiva. Y cuando el fondo tienda a agotarse,
cada fin de mes o al cierre de libros, se repondrá con un cheque a su nombre y
se cargará a cada una de las cuentas que dieron origen a los desembolsos de
caja chica, de acuerdo a los respectivos comprobantes.
Así mismo, el Custodio, nunca deberá
recibir dinero y en caso de recibirlo, deberá depositarlo integro en la cuenta
bancaria de la empresa y deberá llevar un mayor auxiliar para registrar todas
las operaciones realizadas con este fondo y saber en todo momento cuanto es su
saldo.
Control Interno de Caja Chica
Por Control Interno, estos fondos, pueden ser objeto de
Arqueos sorpresivos, por lo que es recomendable llevar un registro
sistematizado y un adecuado control de gastos, para lo que pueden establecerse
entre otras las siguientes normas:
1. Fijar un Fondo Fijo
2. Nombrar a una persona, llamada “Custodio”, que será
responsable de su operación.
3. Los cheques para la creación del fondo y su reposición
deberán ser emitidos a nombre de la persona responsable o custodio.
4. Establecer un monto máximo de los pagos que se realicen
con este fondo.
5. La reposición será hecha previa la aprobación de una
persona autorizada que revisará todos los comprobantes anexos y estampará en
ellos un sello de “CANCELADO” o “REPUESTO”, con la finalidad de evitar
repeticiones en futuras reposiciones.
6. Los cambios de cheques no deben ser permitidos, pero si
esto ocurre, los mismos deben ser emitidos a nombre del Custodio para su cambio
inmediato.
7. Una norma efectiva de Control Interno es hacer Arqueos
sorpresivos.
Arqueo de Caja Chica
Consiste en hacer el conteo físico
de las existencias en caja y la comparación del resultado con el saldo
contable. No debe hacerse con previo aviso sino en forma sorpresiva; tampoco
con frecuencia periódica, es decir por ejemplo, cada Viernes o cada quince días,
por el contrario, debe ser hecha menos esperada por el cajero; se hará con la
presencia del custodio de la caja o cajero y de un testigo, debe ser contado o
arqueado todo lo que allí se encuentre y de ello se debe dejar constancia
escrita debidamente firmada por las tres personas presentes: el custodio, el
funcionario que practicó el arqueo y el testigo. En caso de existir varias
cajas en la empresa, deberán ser arqueadas en forma simultanea para evitar traslados
de fondos de una a otra (Ver Formato de Arqueo de Caja Chica en página
siguiente).
Excelente explicación y fácil de comprender. Saludos
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