PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN

LA ADMINISTRACION

Considerando que autores como Koontz H. y Weihrich, H., (1.994), definen la Administración como “el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajan juntas para lograr propósitos eficientemente seleccionados”, p. 711, y que para Stoner, J., (1.998), la Administración es el proceso en el cual se planifican, organizan, dirigen y controlan los esfuerzos de los miembros de una organización, aplicándose para ello los recursos de ésta, con el fin de alcanzar sus metas y objetivos establecidos, se puede definir entonces la Administración como el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, mediante la aplicación de sus recursos, para lograr alcanzar las metas y objetivos propuestos.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACION

Partiendo del hecho de que la función administrativa de la empresa es la encargada de formular el programa general de acción de la misma y de constituir el cuerpo social, coordinando esfuerzos y armonizando los actos, que es lo que habitualmente se denomina Administración, se puede afirmar que ésta se rige por un conjunto de condiciones a las que se les da el nombre de principios, leyes o reglas. Estos principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a todas las necesidades de la empresa y entre los aplicados con mayor frecuencia se encuentran:

1. La división del trabajo

2. La Autoridad – Responsabilidad

3. La Disciplina

4. La Unidad de mando

5. La Unidad de dirección

6. La subordinación de los intereses particulares al interés general

7. La Remuneración al personal

8. La Centralización

9. La Jerarquía

10. El Orden

11. La Equidad

12. La Estabilidad del personal

13. La Iniciativa

14. La Unión del personal

1. La División del Trabajo.

Tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo. A medida que la empresa crece aparecen nuevos órganos destinados a reemplazar al órgano único primitivamente encargado de todas las funciones. La división del trabajo permite reducir el número de objetos sobre los cuales deben aplicarse la atención y el esfuerzo. Se reconoce que es el mejor medio de obtener el máximo provecho de los individuos y de las colectividades. No se aplica solamente a las tareas técnicas sino también a todos los trabajos, sin excepción, que ponen en movimiento un número más o menos grande de personas y que exigen de éstas varias clases de capacidad, por lo que tiende, en consecuencia, a la especialización de las funciones y a la separación de poderes.

2. La Autoridad – Responsabilidad

La Autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacer obedecer. Se distingue en un jefe la Autoridad Legal, inherente a la función y la Autoridad Personal, formada de inteligencia, de saber, de experiencia, de valor moral, de aptitud de mando y de servicios prestados, entre otros. En un buen jefe la Autoridad Personal es el complemento indispensable de la Autoridad Legal.

La Responsabilidad es la consecuencia natural de la Autoridad, y no se concibe la Autoridad sin Responsabilidad, es decir, sin una sanción, recompensa o penalidad, que acompaña al ejercicio del poder, lo cual tiene su fuente en el sentimiento de Justicia y en la necesidad de alentar las acciones útiles e impedir las que no tienen éste carácter, siendo necesario para ello establecer primero el grado de responsabilidad y después la cuantía de la sanción, lo cual forma parte de las condiciones esenciales de una buena Administración.

3. La Disciplina

Es el respeto de los convenios que tienen por objeto la obediencia, la asiduidad, la actividad y los signos exteriores con que se manifiesta el respeto. Ella impone tanto a los más altos jefes como a los agentes modestos. Los medios más eficaces para establece y mantener la Disciplina son:

· Buenos jefes en todos los grados jerárquicos

· Convenios tan claros y equitativos como sea posible.

· Sanciones penales juiciosamente aplicadas.

4. La Unidad de Mando

Se basa este principio en que para la ejecución de un acto cualquiera, un agente solo debe recibir órdenes de un jefe, debido a que si dos jefes ejercen su autoridad sobre el mismo hombre o sobre el mismo servicio se deja sentir un malestar; si la causa persiste, aumenta la confusión y se está en presencia de la dualidad de mando y de sus consecuencias (dudas en el subalterno; confusión; choques de intereses opuestos; disgusto en el jefe dejado de lado y desorden en el trabajo; entre otros).

5. La Unidad de Dirección

Este principio puede expresarse así: Un solo jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin. Es ésta la condición necesaria de la unidad de acción, de la coordinación de fuerzas y de la convergencia de esfuerzos. La unidad de dirección se crea mediante una buena constitución del cuerpo social.

NOTA: La Unidad de Mando no puede existir sin la Unidad de Dirección, pero no deriva de ella.

6. Subordinación del interés particular al interés general

Recuerda que en una empresa el interés de un agente, o de un grupo de agentes no debe prevalecer contra el interés de la empresa; que el interés de la familia debe privar ante el de uno de sus miembros y que el interés del Estado debe preceder al de un ciudadano o de un grupo de ciudadanos, y los medios para realizar esta conciliación son:

· La firmeza y el buen ejemplo de los jefes

· Convenios tan equitativos como sea posible

· Una atenta vigilancia.

7. La Remuneración al personal

Constituye el precio del servicio prestado. Debe ser equitativo y en todo lo que sea posible, dar satisfacción a la vez al personal y a la empresa, al empleador y al empleado. La tasa de remuneración depende, en primer lugar, de circunstancias independientes de la voluntad del patrón y del valor de los agentes tales como: la carestía de la vida; la abundancia o escasez de personal; el estado general de los negocios; y de la situación económica de la empresa y en segundo lugar, depende del modo de retribución adoptado.

Mediante el modo de retribución se busca, generalmente que:

· Asegure una remuneración equitativa

· Estimule el celo, recompensando el esfuerzo útil

· No se incurra en excesos de remuneración, rebasando el límite razonable.

8. La Centralización

Consiste en que en toda organización las operaciones convergen hacia el cerebro o la dirección de la misma, y en que de ésta parten las ordenes que ponen en movimiento todas las partes de la misma.

9. La Jerarquía

Es la constituida por la serie de jefes que va desde la autoridad superior a los agentes inferiores. La vía jerárquica es el camino que siguen, pasando por todos los grados de jerarquía, las comunicaciones que parten de la autoridad superior o las que le son dirigidas. Este camino está impuesto, a la vez, por la necesidad de una transmisión de información segura y por la Unidad de Mando.

10. El Orden

Basado en la fórmula: “Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar”, abarca dos aspectos: El Orden Material y el Orden Social. El Orden Material, se basa en que es necesario que se reserve un lugar para cada objeto y cada objeto se halle en el lugar que le ha sido asignado, teniéndose con esto como resultado el evitar las pérdidas de materiales y de tiempo, para lo cual es igualmente necesaria la elección de un lugar que facilite todas las operaciones, tanto como sea posible.

Y el Orden Social, por su parte, supone una buena organización y un buen reclutamiento. Una vez determinados los cargos necesarios para la buena marcha de la empresa y seleccionadas las personas que los desempeñarán, cada una de éstas ocupará el puesto donde pueda rendir el máximo de servicios. Este tipo de orden exige un conocimiento exacto de las necesidades y de los recursos sociales de la empresa y un equilibrio constante entre estas necesidades y estos recursos.

11. La Equidad

Este principio tiene su soporte en que para que el personal sea estimulado en el sentido de emplear en el ejercicio de sus funciones toda la buena voluntad y el sacrificio de que es capaz, hay que tratarlo con benevolencia (simpatía y buena voluntad); y la Equidad es el resultado de la combinación de la benevolencia con la justicia. La Equidad no excluye ni la energía ni el rigor, ella exige en su aplicación muy buen sentido y mucha experiencia.

12. La Estabilidad del Personal

Se apoya en el hecho de que un trabajador para desempeñar su función satisfactoriamente requiere de un tiempo de entrenamiento antes de iniciar su nueva función y de no ser desplazado de ese cargo antes de haberlo desempeñado, por lo menos, por el tiempo requerido para demostrar haber asimilado lo aprendido.

13. La Iniciativa

Es la posibilidad de concebir un plan y asegurar su buen éxito y es uno de los más poderosos estimulantes de la actividad humana. La libertad de proponer y la de ejecutar son también, cada una por su parte, elementos componentes de la iniciativa.

14. La Unión del personal

Este principio de la Administración se fundamenta en que la armonía y la unión del personal de una empresa constituyen una gran fuerza para ella. En consecuencia, es indispensable realizar los esfuerzos tendientes a establecerlas y para ello debe cumplirse el principio de la Unidad de Mando y deben evitarse la división del personal y el abuso de las comunicaciones escritas.

Dividir las fuerzas enemigas para debilitarlas es demostrar habilidad, pero dividir las propias es grave falta contra la empresa. Es necesario poseer el talento apropiado para coordinar los esfuerzos, estimular el celo, utilizar las facultades de todos y recompensar el mérito de cada uno, sin despertar susceptibilidades y envidias y sin turbar la armonía que debe existir en las relaciones entre el personal.

En cuanto al no abusar de las comunicaciones escritas, se puede afirmar que para tratar una cuestión de negocio o para dar una orden que debe ser completada mediante explicaciones es generalmente más simple y rápido proceder verbalmente que por escrito y por otra parte, que los conflictos o malentendidos que podrían solucionarse en una conversación se complican a menudo por el uso de la correspondencia. De lo anteriormente expuesto, se puede deducir entonces que, las relaciones deben ser verbales, siempre que sea posible, así se gana rapidez, claridad y armonía.